SECRETARIAL VISTA

 Secara etimologis sekretaris berasal dari kata ""secretaries" dalam bahasa Belanda, atau kata “secret” dalam bahasa Inggris, dan kata “secretum” dalam bahasa latin yang berarti rahasia. Sekretaris dalam menjalankan tugasnya di kantor / perusahaan harus bisa menjaga rahasia kantor dan rahasia para pemimpin mereka. Sekretaris adalah asisten pemimpin. Tugas sekretaris tidak hanya melibatkan pekerjaan rahasia tetapi mencakup pengumpulan, pemrosesan, penggandaan, mengirim, menyimpan, memelihara dan menghancurkan bahan informasi / dokumen kantor, serta pekerjaan manajerial, termasuk: perencanaan, pengorganisasian, penggerak dan pengendalian (Risnawati, 2013).

Seiring dengan perkembangan bisnis dan teknologi saat ini, sekretaris melaksanakan tugas administratif seperti membuat skrip sederhana, lembar kerja dan materi presentasi melalui penggunaan perangkat lunak yang sesuai, mengelola telepon, mengelola tamu, menggunakan peralatan kantor seperti faksimili, mesin fotokopi dan lain-lain, kelola korespondensi dan dokumen, mengelola catatan, memberikan pelayanan prima kepada rekan kerja dan pelanggan, dan memproses data dalam ruang lingkup dan konteks terbatas di bawah pengawasan langsung dan sesuai arahan atasan mereka. Bahkan sekretaris kini menjalankan tugas tersebut kegiatan manajemen, yaitu perencanaan, pengarahan, pengoordinasian, pengendalian hingga perbaikan.

Sekretaris dalam manajemen kesekretariatan adalah asisten kepemimpinan yang melaksanakan dikte aktivitas, mengelola korespondensi, mengelola tamu, mengelola janji kepemimpinan, dan bentuk tugas lain yang berkaitan dengan efektivitas kerja pemimpin (Braum & Portugal, 2011).

Jenis Jabatan Sekretaris 

Berdasarkan kemampuan dan pengalaman kerja sekretaris (Permendikbud 131 Tahun 2014, Sekretaris SKL Level II dan III), sekretaris dibedakan menjadi: 

1. Sekretaris Junior(Sekretaris KKNI Tingkat II)

Sekretaris senior adalah sekretaris yang berpengalaman di bidangnya, memiliki pengetahuan yang luas, keterampilan, memiliki kemampuan kerja yang tinggi dan berdedikasi tinggi. Sekretaris senior menjalankan tugas yang mendukung administrasi bisnis dan membawahi beberapa staf administrasi sesuai dengan KKNI standar di Level III.

2. Sekretaris Senior (Sekretaris Tingkat III KKNI)

Sekretaris junior adalah seseorang yang baru memulai sebagai sekretaris, biasanya seseorang yang baru saja lulus dari lembaga pendidikan kesekretariatan, maka perlu pembinaan dan harus banyak belajar. Tugas sekretaris junior adalah membantu pekerjaan kesekretariatan di tingkat terampil sesuai standar KKNI tingkat II yang diwakili oleh asisten administrasi dan asisten eksekutif.

Berdasarkan jabatan, wewenang dan tanggung jawabnya, sekretaris dibedakan menjadi :

1. Sekretaris Organisasi ( Secretary of the Organization)

Sekretaris badan atau organisasi adalah sekretaris yang berfungsi sebagai Kantor Pengelola. Sekretaris Organisasi sering disebut Sekretaris Eksekutif dan memiliki bawahan. Misalnya Sekretaris Jenderal, Sekretaris Inspektorat Jenderal, Sekretaris Daerah, Sekretaris Dewan, Sekretaris Dewan Foundation, Sekretaris perusahaan (sekretaris bisnis). Karakteristik dari sekretaris organisasi, yaitu:

• Memimpin unit kerja (sekretariat) / pimpinan instansi / sekretariat perusahaan
• Memiliki kewenangan untuk ikut serta dalam pembuatan kebijakan (policy)
• Membantu dalam menjalankan fungsi manajemen (POAC) yaitu berpartisipasi membuat rencana organisasi, membuat keputusan, membuat arahan, mengkoordinasikan pelayanan dan administrasi, serta melaksanakan pengawasan dan peningkatan organisasi
• Bertanggung jawab langsung kepada pimpinan puncak

2. Sekretaris Pribadi ( Private Secretary)

Sekretaris kepala sering disebut sekretaris pribadi atau sekretaris pribadi. Seorang kepala sekretaris dalam posisinya adalah pemimpin yang melayani yang bertugas meringankan, memfasilitasi, dan

memfasilitasi pekerjaan tugas dan tanggung jawab pimpinan. Kepemimpinan sekretaris bekerja tidak hanya untuk kepentingan pribadi pemimpin, tetapi juga bersifat resmi karena dia adalah pegawai suatu instansi / lembaga / perusahaan dan pasti tunduk dan terikat pada ketentuan yang berlaku di instansi / lembaga / perusahaan. Tugas sekretaris pimpinan termasuk mengelola telepon, korespondensi, pengajuan, menerima dikte, membuat perjanjian dengan tamu untuk kebutuhan kepemimpinan, membuat undangan, menyiapkan rapat kepemimpinan, dan membuat agenda kegiatan pimpinan.

3. Sekretaris Personal (Personal Secretary)

Sekretaris Pribadi adalah seseorang yang diangkat dan dibayar oleh individu yang melaksanakan

kegiatan kantoran membantu pimpinan dan sebagai mediator (perantara) pimpinan, mampu untuk mencegah pemimpin membebani beban atau masalah secara berlebihan. Sekretaris pribadi adalah bukan manajer dan tidak punya bawahan. Sekretaris Pribadi adalah tangan kanan pemimpin. Oleh karena itu ia harus berusaha mengenali sifat dan kepribadian pemimpinnya, adat istiadat kebiasaan, hobby / hobby, kelebihan dan kekurangan serta melindungi pemimpin agar tidak terjatuh, cara dan kemampuan pekerjaannya, kebutuhan untuk menjalankan tugasnya agar mendapat pekerjaan lebih baik.

Menurut (Tampubolon, 2017) tugas kesekretariatan dibagi berdasarkan :

1. Tugas rutin

Itu adalah tugas yang dikerjakan setiap hari tanpa perintah dari pimpinan. Tugas ini meliputi: menyusun / membuat surat, mengelola dan mengendalikan surat, mengelola arsip, menerima dan melayani tamu dan mengunjungi, menerima dan melayani telepon dan panggilan, mengatur jadwal kegiatan kepemimpinan dan menyiapkan laporan.

2. Tugas Spesifik

Yaitu tugas yang diperintahkan langsung oleh pimpinan dengan penyelesaian spesifiknya karena adanya unsur kepercayaan bahwa seorang sekretaris mampu menjaga rahasia perusahaan.Tugasnya antara lain: menyusun surat perjanjian kerjasama dengan relasi atau instansi luar, menyusun surat rahasia, mengadakan pertemuan bisnis, dan pemberian hadiah atau cinderamata.

Dalam tugas khusus ini pemimpin akan memberikan perintah yang lengkap, tapi mungkin juga pemimpinnya mengharapkan sekretaris memberikan masukan berdasarkan pengalaman dalam menyelesaikan tugas tersebut.

3. Tugas khusus

Yaitu tugas-tugas yang menyangkut kebutuhan pimpinan, diantaranya: pengaturan tata letak peralatan dan perlengkapan kantor di ruang pimpinan, sebagai penghubung hubungan, mewakili seseorang yang menerima donasi untuk dana atau kebutuhan kegiatan lainnya, mengingatkan pemimpin untuk membayar kontribusi atau asuransi dari suatu lembaga atau lembaga, periksa hasilnya pengumpulan dana atau uang muka dan lembaga yang disediakan sebagai dana kesejahteraan, pejabat hadir pertemuan, sebagai pendamping kepemimpinan selama pertemuan bisnis. Biasanya ini tugas khusus tidak dilakukan setiap hari, tetapi harus dilaksanakan dengan baik karena itu akan melibatkan nama baik pemimpin.

4. Tugas sosial

Tugas sosial meliputi: mengurus rumah tangga kantor, mengurus dan mengelola kelengkapan kegiatan yang diselenggarakan oleh perusahaan, dan menyampaikan ucapan selamat kepada relasi atas nama pimpinan.

5. Tugas keuangan

Seorang sekretaris menjalankan tugas yang berkaitan dengan keuangan kantor hanya yang berkaitan dengan pengelolaan kas cadangan / kas kecil atau biasa disebut kas kecil yang digunakan untuk operasi rutin sesuai dengan ketentuan yang berlaku pada unit kerja dan / atau perusahaan yang bersangkutan. Itu tugas keuangan antara lain: menangani urusan keuangan pimpinan di bank (contoh: setor dan tarik uang di bank, tarik cek), pembayaran tagihan pajak atau sumbangan atas nama pemimpin, menyimpan catatan pengeluaran, dan menyediakan dana untuk kebutuhan sehari-hari pimpinan.

6. Tugas resepsionis

Tugas sekretaris sebagai resepsionis antara lain: mengatur telepon (menerima dan menjawab telepon, dan menulis pesan penting yang disampaikan), mengelola tamu yang akan mengunjungi pimpinan, mencatat dan memeriksa janji pimpinan dengan pihak lain yang telah disepakati oleh pimpinan, dan menyusun agenda kegiatan kepemimpinan.

7. Tugas tak terduga

Tugas ini merupakan pekerjaan yang tidak rutin dilakukan oleh sekretaris, diantaranya : mempersiapkan rapat / laporan / pidato atau pernyataan pimpinan, membuat gambaran berita dan artikel yang dimuat di koran / majalah / media lain yang terkait dengan kepentingan perusahaan, memeriksa dan mengoreksi bahan cetakan (misalnya: brosur, undangan, formulir dan daftar yang dibuat oleh perusahaan), dan mewakili kepemimpinan dalam menghadiri berbagai acara / pertemuan / pertemuan.

8. Tugas Sekretaris dalam Rapat Bisnis

Rapat bisnis adalah rapat yang digunakan untuk membahas informasi, mendengarkan kembali maju, menyelesaikan masalah dan menciptakan sesuatu yang baru terkait dengan bisnis.

Tanggungjawab Sekretaris 

sekretaris dituntut memiliki tanggung jawab yang tinggi di tempat kerja (Arsyadi,n.d.). Untuk menjadi sekretaris profesional, tanggung jawab seorang sekretaris terdiri dari:

1. Tanggung Jawab Pribadi. 

Seorang sekretaris bertanggung jawab atas kinerja dan usahanya sendiri untuk berkembang ke arah dan kualitas yang lebih baik dengan mengatur dirinya sendiri agar ia dapat berprestasi dengan kinerja yang sangat baik dalam pelaksanaan tugas pokok sehari-hari. Tanggung jawab kepada individu, termasuk:

• Memberikan kemudahan dan kelancaran kepemimpinan dalam bekerja dengan mengatur waktu secara efektif dan efisien.
• Menyampaikan berbagai informasi dari pimpinan kepada staf karyawan dengan jelas dan akurat.
• Mendorong kelancaran arus kerja di kantor.
• Memberikan ide atau masukan positif untuk perkembangan perusahaan.

2. Tanggung Jawab Internal. 

Seorang sekretaris bertanggung jawab atas upaya pencapaian kinerja dan mempengaruhi kinerja organisasi / perusahaan. Tanggung jawab ini bisa jadi diwujudkan melalui:

• Manajemen keuangan dan sumber daya
• Menciptakan suasana yang kondusif sehingga dapat menunjang kelancaran pekerjaan para karyawan
• Memberikan dukungan penuh untuk segala bentuk penciptaan budaya kerja yang positif
• Membantu menciptakan kelompok informal yang positif di lingkungan internal perusahaan
• Meningkatkan efisiensi dan efektivitas kerja di kantor dengan mengelola bawahan di tempat kerja

3. Tanggung jawab atas kesuksesan perusahaan. 

Seorang sekretaris berperan aktif dalam membantu kelancaran tugas pimpinan untuk mencapai tujuan perusahaan yang telah ditetapkan.

4. Tanggung Jawab Jaringan. 

Seorang sekretaris memiliki tanggung jawab untuk memperluas kemampuannya cakrawala dan menjalin hubungan kerjasama dengan perusahaan terkait untuk meningkat berdaya saing, menjaga dan ikut serta mengembangkan citra perusahaan, melalui upaya untuk memperluas hubungan kerja perusahaan, mengatur dan juga mengawasi organisasi acara formal dan informal.

5. Tanggung jawab hukum seorang sekretaris. 

Salah satu tanggung jawab yang sangat penting dari posisi tersebut yaitu tanggung jawab hukum sebagai perantara dalam berbagai macam bidang kegiatan transaksi untuk kepentingan perusahaan. Dalam hal ini sekretaris harus bertindak hati-hati, karena sekretaris mempunyai peran sebagai perantara bagi pimpinan, di dalamnya seorang sekretaris sekaligus bertindak sebagai wakil ketua dalam berbagai kegiatan yang berkaitan dengan urusan bisnis perusahaan dengan pihak ketiga.

Menurut Susanto (Sari, 2017) seorang sekretaris memiliki peran :

1. 1. Sebagai pusat informasi. Sekretaris menjalankan fungsi strategisnya dalam organisasi dengan memberikan pengaruh positif terhadap status dan kinerja perusahaan melalui arus informasi yang lancar baik internal maupun eksternal.
2. Sebagai penunjang kinerja. Melalui peran teknisnya, sekretaris harus mampu mendukung kinerja pimpinan dengan menyalurkan informasi yang jelas dan akurat sebagaimana bahan untuk pengambilan keputusan.
3. Sebagai pendukung. Sekretaris memberi pengaruh positif bagi anggota lainnya organisasi dengan mendistribusikan informasi secara cepat dan tepat sasaran.
4. Sebagai duta besar. Sekretaris sebagai perwakilan perusahaan, dengan kata lain seorang sekretaris identik dengan perusahaan, sehingga setiap penampilan dan sikap pasti tercermin profesional perusahaan.
5. Sebagai gerbang utama. Peran sekretaris dikatakan sebagai gerbang utama karena salah satu Fungsi sekretaris adalah sebagai resepsionis sebelum rapat pimpinan.
6. Sebagai ibu rumah tangga perusahaan. Sekretaris harus mampu menaungi perusahaan dan memberi contoh yang baik dalam mengelola kantornya. Misalnya: membuat ruang kepemimpinan terasa nyaman sehingga tamu, relasi, karyawan, dan pemimpin di perusahaan betah.
7. Sebagai PR. Sekretaris memahami bagaimana menangani siapa pun yang bukan dari sifat dan karakter yang sama, serta dapat memposisikan dirinya sesuai dengan situasi dan kondisi yang ada, untuk pencapaian tujuan perusahaan.

Menurut Saiman dalam (Hartati, 2014) peran seorang sekretaris adalah:

1. Peran sekretaris kepada bos

• Sebagai faktor pendukung keberhasilan kerja dan refleksi kepemimpinan bagi bawahan.
• Sebagai perantara komunikasi dan hubungan baik bagi orang yang mau berurusan dengan kepemimpinan.
• Sebagai sumber informasi yang dibutuhkan pimpinan dalam memenuhi fungsi, tugas dan tugas tanggung jawab.
• Sebagai pemikiran alternatif dan kepemimpinan dalam gagasan.

Kompetensi yang harus dimiliki seorang sekretaris 

Menjadi seorang sekretaris yang profesional perlu mengembangkan dan meningkatkan kompetensi sehingga mereka mampu dan memiliki kualitas dalam menjalankan perannya. Peran seorang profesional sekretaris dapat digunakan sebagai kunci efektif bagi perusahaan. Keterampilan, kualitas dan ilmu yang harus dibuktikan oleh sekretaris profesional dalam menjalankannya tugas sehari-hari di perusahaan (Arsyadi, n.d.), yaitu:

1. Pengetahuan

Seorang sekretaris harus menguasai pengetahuan operasional yang lengkap, prinsip-prinsip umum dan

konsep keahlian kesekretariatan. Pengetahuan dibedakan menjadi 2 (dua) yaitu:

a. Pengetahuan umum. 

Seorang sekretaris dituntut memiliki pengetahuan luas yang berfungsi mengangkat nama baik perusahaan, kemampuan yang mumpuni terhadap segala perubahan dan perkembangan terkait dengan aktivitas perusahaan. Misalnya: memahami dan menguasai bahasa Indonesia, Bahasa dengan baik dan benar, serta menguasai beberapa bahasa asing baik lisan dan menulis dengan lancar, serta memiliki lebih banyak pengetahuan, memiliki pengetahuan tentang visi dan misi, fungsi, tugas, dan struktur organisasi perusahaan bersama dengan komposisi personel dan pengetahuannya dalam hal melakukan

korespondensi dan kegiatan arsip.

b. Pengetahuan Khusus. 

Memiliki pengetahuan yang relevan tentang tugas dan bidang pekerjaannya perusahaan. Artinya sekretaris mengetahui atau mengerti tentang dimana sekretaris bekerja. Misal: jika seorang sekretaris bekerja di sebuah perusahaan yang bergerak di bidang tersebut teknologi informasi, maka ia harus mampu menguasai ilmu yang berkaitan dengan itu bidang perusahaan itu.

2.Keterampilan dan Teknik

Setiap sekretaris dituntut memiliki kemampuan yang dapat mendukung dan meningkatkan keterampilan dalam bekerja di bidangnya masing-masing.

3.Kepribadian

Kepribadian merupakan elemen yang sangat penting untuk menunjang kinerja seorang sekretaris untuk bakat. Kepribadian dengan kesalehan, moralitas, dan peran sebagai sekretaris yang mampu menginternalisasi etika profesi dalam menjalankan tugasnya secara profesional dan bertanggung jawab (Ditbinsuslat, 2015), termasuk :

• Takut pada Tuhan Yang Maha Esa
• Memiliki akhlak, etika dan kepribadian yang baik dalam menyelesaikan tugasnya
• Berperan dalam mewujudkan etika dan kepribadian yang baik sebagai warga negara yang bangga dan mencintai negara dan mendukung perdamaian dunia 
• Mampu bekerja sama dan memiliki kepekaan sosial yang tinggi serta kepedulian terhadap masyarakat dan lingkungan
• Menghormati keragaman budaya, pandangan, kepercayaan dan agama serta orang lain opini / temuan asli
• Menjunjung tinggi supremasi hukum dan memiliki semangat untuk mendahulukan kepentingan bangsa dan luas komunitas pertama
• Menginternalisasikan etika profesi sekretaris agar dapat menjalankan tugasnya sebagai a sekretaris secara profesional, bertanggung jawab, tidak memanfaatkan profesinya, dan mampu mencegah penggunaan profesinya untuk tujuan di luar lingkup pekerjaannya
• Menjunjung tinggi sikap dedikasi yang tinggi
• Disiplin dan loyalitas kepada perusahaan serta menjunjung tinggi rahasia perusahaan 
• Memiliki sikap yang mudah dan pandai bersosialisasi dan berbicara dengan sopan
• Memiliki sikap pantang menyerah dalam menjalankan tugasnya

4. Hak dan Kewajiban

Menurut Permendikbud nomor 131 tahun 2014, hak dan kewajiban seorang sekretaris berdasarkan level adalah:

• Sekretaris SMP (sekretaris tingkat II KKNI) : Bertanggung jawab atas pekerjaan kesekretariatan sesuai ruang lingkup pekerjaan dan dapat diberikan tanggung jawab atas kualitas pekerjaan kolega, kolega baru, atau magang.
• Sekretaris senior (sekretaris level III KKNI): Bertanggung jawab atas pekerjaan dan dapat diberi tanggung jawab atas pekerjaan junior sekretaris atau sekretaris magang, termasuk: Selesaikan pekerjaan kesekretariatan rutin, dan tugas-tugas insidental dari pimpinan, Menjaga kerahasiaan pekerjaan, informasi, data dan penting dokumen.

Referensi :

Sari, M. M. (2017). Peran Sekretaris dalam Memperlancar Tugas Pimpinan pada Kantor Perum BULOG Divre Sumut. In Tugas Akhir. Retrieved from http://repositori.usu.ac.id/handle/123456789/ 2011 Sidanti, H. (2015). 

Peranan Kepemimpinan dalam Meningkatkan Etos Kinerja Pegawai pada Biro Tata Pemerintahan Sekretariat Daerah Provinsi Aceh. eCo-Buss, 1(333), 40–50. https://doi.org/https://doi.org/10.32877/eb.v1i 2.31 Tampubolon. (2017). 

https://ejournal.bsi.ac.id/ejurnal/index.php/ecodemica/article/view/61

DATA MINING & MACHINE LEARNING

 

DATA MINING DAN MACHINE LEARNING

     Perangkat lunak yang digunakan untuk menemukan polapola tersembunyi maupun hubungan-hubungan yang terdapat dalam basis data yang besar dan menghasilkan aturan-aturan yang digunakan untuk memperkirakan perilaku di masa medatang.

 ‣ Data mining sering dikatakan berurusan dengan “penemuan pengetahuan” dalam basis data. Suatu aturan yang dihasilkan oleh data mining misalnya seperti berikut : “Kebanyakan pembeli mobil Forsa adalah wanita berusia di atas 30 tahun”.

PRINSIP DATA MINING

APLIKASI DATA MINING

TEKNOLOGI UNTUK DATA MAINING

‣ Statistik ‣ Neural network ‣ Fuzzy logic ‣ Algoritma genetika ‣ dan berbagai teknologi kecerdasan buatan yang lain.

DATA MINING DAN VISUALISASI DATA

 ‣  Pendekatan data mining juga ada yang melalui visualisasi data

 ‣ Pada sistem seperti ini, pemakai akan dibantu untuk menemukan sendiri pola dari sejumlah data berukuran besar dengan didasarkan visualisasi oleh data mining.

MACHINE LEARNING

‣ Kerusakan gearboxes telah menyebabkan Helikopter AS CH-46 jatuh.

‣Meskipun kerusakan gearbox tersebut dapat didiagnosa oleh mekanik sebelum helicopter itu tinggal landas, bagaimana jika kerusakan terjadi pada saat terbang hal itu tidak mungkin dideteksi oleh manusia. 

‣ Machine Learning digunakan untuk domain tersebut dan digunakan untuk menyelamatkan kehidupan manusia.

CARA KERJA NYA :

Jika ita sedang mengemudikan mobil, tiba tiba terdengar suara aneh dari mobil kita. 

‣ Untuk menghindari kecelakaan, kita akan memperlambat mobil kita, kemudian berhenti ditempat yang aman atau bengkel terdekat.

 ‣ Dalam penerbangan helicopter sistem monitoring kerusakan gearbox didisain dengan ide yang sama. Perbedaannya adalah, kerusakan gearbox tidak dapat didengar oleh manusia, tetapi harus dimonitor oleh mesin.

YANG KOMPUTER PELAJARI :

‣Komputer tidak dapat mendengar dan pastinya tidak akan dapat membedakan suar normal dan suara tidak normal. 

‣ Suara, dapat direpresentasikan sebagai pola gelombang seperti gambar dibawah ini, yang sebenarnya merupakan sederetan bilangan real yang diproyeksikan kedalam bentuk grafik.

‣ Komputer akan sangat memahami deretan angka tersebut!

‣ Sebagai contoh, sebuah komputer dapat dengan mudah diprogram untuk dapat mencari pada sederetan string apakah mengandung angka “3” didalamnya atau tidak.

‣Pada permasalahan monitoring gearbox helicopter, diasumsikan bahwa berfungsi atau tidaknya gearboxes akan menghasilkan suara yg berbeda. Maka, deretan nilai yang merepresentasikan suara tersebut akan mempunyai karakteristik yang berbeda. 

‣ Pada kenyataanya nernagai karakteristik mempunyai kategori yg berbeda, dan akan terlalu sulit untuk digambarkan. 

‣ Oleh karena itu, hal tersebut tidak dapat diprogram, tapi perlu dipelajari oleh komputer.

‣ Banyak cara komputer dapat mempelajari bagaimana mereka menemukan perbedaa dari dua pola ( decision trees, neural networks, bayesian networks, dll.) inilah yang dipelajari dalam Machine Learning!

APA SAJA YANG MACHINE LEARNING LAKUKAN?

‣ Diagnosa Medis (breast cancer detection) 

‣ Deteksi kecurangan Credit Card 

‣ Deteksi Sonar (kapal selam dibandingkan ikan ) 

‣ Speech Recognition ( Telephone automated systems)

 ‣ Mobil Otomatis (kendaraan yg dapat melaju tanpa awak pada 70 mph sejauh 90 kilometer di jalan tol. Berguna untuk misi berbahaya) 

‣ Personalized Web Assistants (bantuan otomatis yg dapat menyusun berita yg dierlukan sesuai kebutuhan pembacanya)

 DEFINISI MACHINE LEARNING

        Sebuah program komputer dikatakan belajar dari pengalaman/experience [E] sehubungan dengan beberapa tugas/task [T] dan mengukur kinerja/ performance [P], jika kinerjanya pada tugas-tugas [T], yang diukur dengan [P,] meningkatkan dengan pengalaman [E]. 

CONTOH APLIKASI MACHINE LEARNING

 Pembelajaran mengenali kata-kata yang diucapkan (Lee, 1989; Waibel, 1989).

 • Pembelajaran mengemudikan mobil otomatis (Pomerleau, 1989).

 • Pembelajaran klasifikasi struktur astronomi baru (Fayyad et al., 1995).

 • Pembelajaran bermain world-class backgammon (Tesauro 1992, 1995).

MENGAPA MACHINE LEARNING DI PERLUKAN?

 Beberapa tasks tidak dapat didefinisikan dengan baik, kecuali dengan contoh (mengenali orang).

 ‣ Relasi dan korelasi dapat tersembunyi dalam data dalam jumlah besar. Machine Learning/Data Mining dapat menemukan relasi tersebut.

 ‣ Seorang designers seringkali menghasilkan mesin yang tidak dapat bekerja seperti yang diharapkan untuk bekerja pada lingkungannya dimana mereka digunakan.

‣ Jumlah pengetahuan yang tersedia tentang tugas-tugas tertentu mungkin terlalu besar untuk pengkodean eksplisit oleh manusia (misalnya, diagnostik medis).

 ‣  Lingkungan berubah seiring waktu.

‣ Pengetahuan baru tentang tugas terus-menerus ditemukan oleh manusia. Mungkin sulit untuk terus sistem re-desain “secara manual

BIDANG ILMU YG BERKAITAN

‣ Statistik: Bagaimana cara terbaik menggunakan sample dari distribusi probabilitas yang tidak diketahui untuk mengetahui dari distibusi mana sampel baru diambil. 

‣ Brain Model: Unsur-unsur non-linear dengan input tertimbang (Artificial Neural Networks) telah diusulkan sebagai model sederhana neuron biologis

 ‣ Adaptive Control Theory: Bagaimana menangani pengendalian proses yang memiliki parameter yang tidak diketahui tetapi harus diestimasi selama operasi?

 ‣ Psychology: Bagaimana model kinerja manusia pada berbagai tugas learning? 

‣ Arificial Intelligence: Bagaimana menulis algoritma yang mampu memperoleh pengetahuan manusia, setidaknya, seperti manusia?

 ‣ Evolutionary Models: Bagaimana memodelkan aspek-aspek tertentu dari evolusi biologi untuk meningkatkan kinerja program komputer.

CONTOH DESAIN LEARNING SYSTEM

1. Mendeskripsikan Problem

2. Memilih Training Experience

3. Memilih Target Function 

4. Memilih Representasi Target Function 

5. Memilih Function Approximation Algorithm 

6. Design Akhir C

ISSUE PADA MACHINE LEARNING

 ‣ Algoritma apa yang tersedia untuk belajar konsep? 

‣ Seberapa baik mereka lakukan? 

‣ Berapa banyak data pelatihan yang cukup untuk belajar konsep dengan keyakinan yang tinggi?

 ‣ Kapan hal itu berguna terhadap pengetahuan sebelumnya? 

‣ Adalah beberapa pelatihan lebih berguna daripada yang lain?

 ‣ Apa saja tugas terbaik bagi sistem untuk belajar? 

‣ Apa cara terbaik bagi sistem untuk mewakili pengetahuan?

KONSEP DATA MINING

 

LATAR BELAKANG 

• Banyak data yang telah direkam dan disimpan
• Transaksi penjualan di Supermarket 
• Transaksi perbankan dan Kartu Kredit
• Log kunjungan WEB
• Akuisisi data dalam penelitian (sosial, kesehatan,…) 
• Sistem Komputer semakin cepat dan ekonomis (Moore’s Law)
• Kebutuhan berkompetisi dengan strategi yang tepat semakin meningkat 

TRANSFORMASI DIGITAL DATA MINING

LEDAKAN PERTUMBUHAN DATA

MENGAPA HARUS DATA MINING?

• Data yang sangat besar terkadang memiliki informasi yang tersembunyi
• Kemampuan manusia terbatas untuk mengamati kumpulan data tersebut dalama proses analisis 

DEFINISI DATA MINING

PENGERTIAN YANG SALAH

ILMU DATA MINING

• Gabungan dari beberapa bidang ilmu dalam Memantik dan Ilmu Komputer
• Diperlukan karena: 
• Data yang sangat besat
• Dimensi data yang besar
• Data Heterogen

ARSITEKTUR DATA MINING

ARSITEKTUR DATA MINING

• Knowledge Base
• Domain Knowledge yang digunakan untuk memberi petunjuk pencarian atau mengevaluasi hasil pola
• Data Mining Engine
• Terdiri dari sekumpulan model fungsional seperti characterization, association, classification, cluster analysis, evaluation and deviation analysis
• Pattern Evaluation Module
• Komponen yang berinteraksi dengan modul data mining untuk pencarian pola
• GUI (Graphical User Interface)
• modul yang mempermudah user berinteraksi dengan sistem data mining

TUGAS DATA MINING

METODE DALAM DATA MINING

PREDICTIVE - CLASSIFICATION

• Menemukan fungsi atau model yang membedakan kelas data
• Fungsi atau model tsb dapat berbentuk aturan if-else, descision tree, formula matematika, atau neural network
• Tujuannya untuk memperkirakan kelas dari suatu objek yang labelnya tidak diketahui
• Algoritma : Decision Tree (C4.5), Artificial Neural Network, Naïve Bayes, Genetic Algorithm, Fuzzy, Case-Based Reasoning, k-Nearest Neighbor
• Supervised Method

PREDICTIVE - CLASSIFICATION

CONTOH  

• Pemakaian Kartu Kredit secara Ilegal
• Tujuan : 
• Mendeteksi adanya penggunaan Kartu Kredit secara Ilegal
• Pendekatan:
• Mencari data transaksi sebelumnya (Lokasi & waktu transaksi, jenis barang yg dibeli, nilai transaksi)
• Labeli data-data tersebut dengan Label Curang atau Aman
• DM mencari model klasifikasi Curang & Aman berdasarkan atribut transaksi
• Menerapkan model tersebut jika ada transaksi baru untuk mempercepat/tepat tindakan preventif

CONTOH LAIN

• Deteksi SPAM  
• tindakan preventif untuk mendeteksi email yang tidak diharapkan 
• Direct Marketing 
• Mencari pengelompokan profil pelanggan agar target market sesuai dengan produk yang akan dipasarkan 
• Sky Survey Cataloging 
• Mengelompokan benda langit hasil pemotretan teleskop kedalam class nya

METODE POHON KEPUTUSAN

PREDICTIVE – TIME SERIES ANALYSIS

• Time series data : sekuens data yang nilainya berubah setiap interval waktu tertentu.
• Time series data dapat dipresentasikan dalam bentuk grafik atau kurva yang menunjukkan fungsi sebuah variabel data terhadap satuan waktu. 
• Metode : Neural Network (model Backpropagation, multi layer perceptron)
• Aplikasi : memprediksikan indeks harga saham 

CONTOH : PREDIKSI DALAM PASAR SAHAM

garis yang tegas adalah time-series data sebenarnya dari nilai saham Microsoft, dan garis putus-putus adalah time series model yang memprediksi nilai saham berdasarkan nilai saham pada masa lalu

PREDICTIVE - REGRESSION

• Regression vs Classification : 
• Regression diterapkan untuk mengklasifikasikan target data numerik
• Classification untuk mengklasifikasikan target data kategorial
• Aplikasi : prediksi nilai penjualan yang akan datang berdasarkan trend data penjualan tahun sebelumnya. 
• Algoritma : Support Vector Machine (SVM), Generalized Linear Model (GLM) 

DESCRIPTIVE - CLUSTERING 

• Mengidentifikasi kelompok alami dari data berdasarkan kemiripan atribut : seringkali disebut juga Segmentation
• Unsupervised Method : tidak satupun atribut yang digunakan untuk memandu proses pembelajaran (tidak ada label)
• Algoritma : k-Means, k-Medoid, Fuzzy C-Means, Subtractive, Mountain, Hierarki

CONTOH : DATA PELANGGAN

• Terdiri dari dua atribut, yaitu Age (Umur) dan Income (Pendapatan).
• Algoritma Clustering mengelompokkan kelompok data kedalam tiga segment berdasarkan kedua atribut ini.
• Cluster 1 : populasi berusia muda dengan pendapatan rendah 
• Cluster 2 : populasi berusia menengah dengan pendapatan yang lebih tinggi
• Cluster 3 : populasi berusia tua dengan pendapatan yang relatif rendah. 

SEGMENTASI PASAR

• Tujuan: mencari gugus segmentasi pasar berdasarkan data transaksi untuk keperluan marketing 
• Pendekatan: 
• mempersiapkan data transaksi beserta atribut data pelanggan berdasarkan geografi dan data pribadi lainnya 
• mencari gugus pelanggan yang mirip berdasarkan atribut atribut tersebut 
• melakukan observasi perilaku pasar berdasarkan gugus-gugus pelanggan yang ditemukan 
• Hasil : Strategi marketing yang tepat sasaran

DESCRIPTIVE – ASSOCIATION RULE

• Disebut juga Market Basket Analysis.
• Menganalisa tabel transaksi penjualan dan mengidentifikasi produk-produk yang seringkali dibeli bersamaan oleh customer 
• Untuk mengidentifikasi kelompok kesamaan dari produk dan kebiasaan apa yang terjadi guna kepentingan cross-selling
• Untuk mencari produk apa yang biasanya terjual bersamaan
• Untuk mencari tahu apa aturan yang menyebabkan kesamaan tersebut

CONTOH

• Ketika orang membeli susu, dia biasanya membeli keju 
• Ketika orang membeli pepsi atau coke, biasanya dia membeli juice 

CONTOH LAIN

MARKETING & SALES PROMOTION

• Contoh pola yang ditemukan
• {Susu Kental Manis,…} —> {Kwaci}
• Kwaci sebagai konsekuen: bagaimana caranya menaikan penjualan kwaci
• Susu Ketal Manis sebagai anteseden: jika tidak lagi menjual susu kental manis, memprediksi produk lain yang ikut jatuh penjualannya
• Dua duanya: membuat paket promo Susu Kental Manis, Kwaci, dll…

DESCRIPTIVE – SEQUENCE ANALYSIS

• Digunakan untuk mencari pola pada serangkaian kejadian yang disebut dengan Sequence.
• Contoh rangkaian klik pada sebuah website berisi rentetan URL. 
• Implementasi : memodelkan pembelian oleh pelanggan sebagai sebuah sequence (rangkaian) data : 
• Pertama-tama seorang pelanggan membeli komputer 
• kemudian membeli speaker 
• dan akhirnya membeli sebuah webcam.

CONTOH : RANGKAIAN KLIK PADA SEBUAH WEBSITE BERITA

• Setiap node adalah sebuah kategori URL. 
• Garis melambangkan transisi antar kategori URL tersebut. 
• Setiap transisi dikelompokan dengan sebuah bobot yang menggambarkan kemungkinan transisi antara satu URL dan URL yang lain

DATA WAREHOUSE

 DATA WAREHOUSING & ON-LINE ANALYTICAL PROCESSING

“Data warehouse adalah sebuah subject-oriented, yang terpadu, taime-varian, dan merupakan kumpulan data non volatile dalam mendukung proses pengambilan keputusan bagi manajemen.”

-W. H. Inmon-

Data warehouse merupakan metode dalam perancangan database, yang menunjang DSS (KEPUTUSAN Sistem Support) dan EIS (Executive Information System). Secara fisik, data warehouse adalah database, tapi perancangan data warehouse dan database sangat berbeda. Dalam desain database tradisional menggunakan normalisasi, sedangkan data warehouse normalisasi bukanlah cara terbaik.

DATA WAREHOUSE - SUBJECT ORIENTED

 ▸ Diorganisir disekitar subyek utama, seperti pelanggan, produk, penjualan 

 ▸ Fokus pada pemodelan dan analisis data untuk pembuat keputusan, bukan pada operasional sehari-hari atau pengolahan transaksi 

 ▸ Memberikan pandangan sederhana dan ringkas sekitar isu-isu topik tertentu dengan mengecualikan data yang tidak berguna dalam proses pendukung keputusan

DATA WAREHOUSE - INTEGRATED

▸ Dibangun dengan mengintegrasikan beberapa sumber data yang heterogen

▸ Menerapkan teknik Data cleaning dan data integration.

DATA WAREHOUSE - TIME VARIANT 

▸ Horison waktu untuk data warehouse secara signifikan lebih lama dibandingkan dengan sistem operasional 

     ▸ Operational database: nilai data saat ini 

     ▸ Data warehouse data: memberikan informasi dari perspektif historis (misalnya, 5-10 tahun) 

 ▸ Point penting dalam data warehouse 

     ▸ Mengandung unsur waktu, secara eksplisit maupun implisit 

     ▸ Tetapi key dari data operasional dapat memiliki “elemen waktu” atau tidak 

DATA WAREHOUSE - NON VOLATILE

▸ Data yg sudah diubah isimpan terpisah secara fisik dari lingkundan operasional

 ▸ Update data operasional tidak terjadi dalam lingkungan data warehouse 

     ▸ Tidak memerlukan proses transaksi, recovery, dan mekanisme kontrol concurrency 

     ▸ Hanya membutuhkan dua operasi dalam akses data: 

         ▸ loading data awal dan akses data

OLTP VS. OLAP

MENGAPA DATA WAREHOUSE TERPISAH?

    1. High performance for both systems

• DBMS-disetel untuk OLTP: metode akses, pengindeksan, kontrol konkurensi, recovery
• Warehouse-disetel untuk OLAP: OLAP query yang kompleks, View multidimensi, konsolidas

    2. Perbedaan Fungsi dan Perbedaan Data:

• missing data : pendukung keputusan memerlukan data historis yang operasional DBs tidak biasanya mempertahankan
•  data consolidation: DS membutuhkan konsolidasi (agregasi, summarization) data dari sumber yang heterogen
•  data quality: sumber yang berbeda biasanya menggunakan representasi konsisten data, kode dan format yang harus direkonsiliasi

    3.  Catatan: Saat ini banyak sistem yang dapat melakukan analisis OLAP langsung pada database                 relasional 

DATA WAREHOUSE: ARSITEKTUR MULTI-TIERED

MODEL DATA WAREHOUSE

 ▸ Enterprise warehouse 

     ▸ mengumpulkan semua informasi tentang subjek yang mencakup seluruh organisasi

 ▸ Data Mart 

     ▸ subset dari data coorporate-wide yang bernilai untuk grup pengguna tertentu. Jangkauannya dibatasi pada hal yang spesifik, kelompok yang dipilih, seperti pemasaran Data mart 

         ▸ Independent vs. dependent (directly from warehouse) data mart 

 ▸ Virtual warehouse 

     ▸ Sekumpulan tampilan/view atas database operasional 

     ▸ Hanya beberapa tampilan ringkasan yang mungkin dapat terwujud

EXTRACTION, TRANSFORMATION, LOADING

 ▸ Data extraction : mendapatkan data dari berbagai sumber, heterogen, maupun eksternal

 ▸ Data cleaning : mendeteksi kesalahan dalam data dan mengoreksikannya apabila memungkinkan 

 ▸ Data transformation : mengkonversi dari data legacy atau format awal ke format Warehouse

 ▸ Load : menyortir, meringkas, konsolidasi, compute views, memeriksa integritas, dan membangun indeks dan partisi

 ▸ Refresh : menyebarkan update dari sumber data ke warehouse 

METADATA REPOSITORY

▸ Meta data merupakan data yang mendefinisikan obyek Warehouse. 

▸ Deskripsi struktur data warehouse

▸ Operasional meta-data

▸ Algoritma yang digunakan untuk summarization 

▸ Pemetaan dari lingkungan operasional ke data warehouse 

▸ Data yang terkait dengan kinerja sistem

▸ Bisnis data

TABEL & SPREADSHEETS KE DATA CUBES 

▸ Data warehouse didasarkan pada model data multidimensi yang memandang data dalam bentuk data cube

 ▸ Data Cube, seperti penjualan, memungkinkan data yang akan dimodelkan dan dilihat dalam berbagai dimensi

     ▸ Tabel Dimensi, sepert item (nama_item, merek, type), atau waktu(hari, minggu, bulan, kuartal, tahun)

     ▸ Tabel fakta berisi pengukuran (seperti dolar dijual) dan kunci untuk masing-masing tabel dimensi yang terkait

 ▸ Dalam literatur data warehousing, nD base cube disebut kubus dasar. Paling atas 0-D cuboid, yang memegang ringkasan tingkat tertinggi, disebut apex cuboid. Kisi-kisi dari cuboid membentuk data cube

CUBE 

    CUBE : KISI KISI DARI CUBOIDS

            

PEMODELAN KONSEPTUAL DATA WAREHOUSE

Dimensi & Ukuran 

 ▸ Star schema: Sebuah tabel fakta di bagian tengah terhubung dengan sekumpulan tabel dimensi 

 ▸ Snowflake schema: Sebuah penyempurnaan skema bintang di mana beberapa hirarki dimensi dinormalkan menjadi serangkaian tabel dimensi yang lebih kecil, membentuk bentuk yang mirip dengan kepingan salju 

▸ Fact constellations: Beberapa Tabel fakta berbagi dengan (share) tabel dimensi, dipandang sebagai kumpulan bintang, karena itu disebut Galaxy schema atau fact constellation  

        CONTOH STAR SCHEMA

        CONTOH SKEMA SNOWFLAKE

 

  

        CONTOH FACT CONSTELLATIONS

  

KONSEP HIRARKI: DIMENSI (LOKASI)