SECRETARIAL VISTA

 Secara etimologis sekretaris berasal dari kata ""secretaries" dalam bahasa Belanda, atau kata “secret” dalam bahasa Inggris, dan kata “secretum” dalam bahasa latin yang berarti rahasia. Sekretaris dalam menjalankan tugasnya di kantor / perusahaan harus bisa menjaga rahasia kantor dan rahasia para pemimpin mereka. Sekretaris adalah asisten pemimpin. Tugas sekretaris tidak hanya melibatkan pekerjaan rahasia tetapi mencakup pengumpulan, pemrosesan, penggandaan, mengirim, menyimpan, memelihara dan menghancurkan bahan informasi / dokumen kantor, serta pekerjaan manajerial, termasuk: perencanaan, pengorganisasian, penggerak dan pengendalian (Risnawati, 2013).

Seiring dengan perkembangan bisnis dan teknologi saat ini, sekretaris melaksanakan tugas administratif seperti membuat skrip sederhana, lembar kerja dan materi presentasi melalui penggunaan perangkat lunak yang sesuai, mengelola telepon, mengelola tamu, menggunakan peralatan kantor seperti faksimili, mesin fotokopi dan lain-lain, kelola korespondensi dan dokumen, mengelola catatan, memberikan pelayanan prima kepada rekan kerja dan pelanggan, dan memproses data dalam ruang lingkup dan konteks terbatas di bawah pengawasan langsung dan sesuai arahan atasan mereka. Bahkan sekretaris kini menjalankan tugas tersebut kegiatan manajemen, yaitu perencanaan, pengarahan, pengoordinasian, pengendalian hingga perbaikan.

Sekretaris dalam manajemen kesekretariatan adalah asisten kepemimpinan yang melaksanakan dikte aktivitas, mengelola korespondensi, mengelola tamu, mengelola janji kepemimpinan, dan bentuk tugas lain yang berkaitan dengan efektivitas kerja pemimpin (Braum & Portugal, 2011).

Jenis Jabatan Sekretaris 

Berdasarkan kemampuan dan pengalaman kerja sekretaris (Permendikbud 131 Tahun 2014, Sekretaris SKL Level II dan III), sekretaris dibedakan menjadi: 

1. Sekretaris Junior(Sekretaris KKNI Tingkat II)

Sekretaris senior adalah sekretaris yang berpengalaman di bidangnya, memiliki pengetahuan yang luas, keterampilan, memiliki kemampuan kerja yang tinggi dan berdedikasi tinggi. Sekretaris senior menjalankan tugas yang mendukung administrasi bisnis dan membawahi beberapa staf administrasi sesuai dengan KKNI standar di Level III.

2. Sekretaris Senior (Sekretaris Tingkat III KKNI)

Sekretaris junior adalah seseorang yang baru memulai sebagai sekretaris, biasanya seseorang yang baru saja lulus dari lembaga pendidikan kesekretariatan, maka perlu pembinaan dan harus banyak belajar. Tugas sekretaris junior adalah membantu pekerjaan kesekretariatan di tingkat terampil sesuai standar KKNI tingkat II yang diwakili oleh asisten administrasi dan asisten eksekutif.

Berdasarkan jabatan, wewenang dan tanggung jawabnya, sekretaris dibedakan menjadi :

1. Sekretaris Organisasi ( Secretary of the Organization)

Sekretaris badan atau organisasi adalah sekretaris yang berfungsi sebagai Kantor Pengelola. Sekretaris Organisasi sering disebut Sekretaris Eksekutif dan memiliki bawahan. Misalnya Sekretaris Jenderal, Sekretaris Inspektorat Jenderal, Sekretaris Daerah, Sekretaris Dewan, Sekretaris Dewan Foundation, Sekretaris perusahaan (sekretaris bisnis). Karakteristik dari sekretaris organisasi, yaitu:

• Memimpin unit kerja (sekretariat) / pimpinan instansi / sekretariat perusahaan
• Memiliki kewenangan untuk ikut serta dalam pembuatan kebijakan (policy)
• Membantu dalam menjalankan fungsi manajemen (POAC) yaitu berpartisipasi membuat rencana organisasi, membuat keputusan, membuat arahan, mengkoordinasikan pelayanan dan administrasi, serta melaksanakan pengawasan dan peningkatan organisasi
• Bertanggung jawab langsung kepada pimpinan puncak

2. Sekretaris Pribadi ( Private Secretary)

Sekretaris kepala sering disebut sekretaris pribadi atau sekretaris pribadi. Seorang kepala sekretaris dalam posisinya adalah pemimpin yang melayani yang bertugas meringankan, memfasilitasi, dan

memfasilitasi pekerjaan tugas dan tanggung jawab pimpinan. Kepemimpinan sekretaris bekerja tidak hanya untuk kepentingan pribadi pemimpin, tetapi juga bersifat resmi karena dia adalah pegawai suatu instansi / lembaga / perusahaan dan pasti tunduk dan terikat pada ketentuan yang berlaku di instansi / lembaga / perusahaan. Tugas sekretaris pimpinan termasuk mengelola telepon, korespondensi, pengajuan, menerima dikte, membuat perjanjian dengan tamu untuk kebutuhan kepemimpinan, membuat undangan, menyiapkan rapat kepemimpinan, dan membuat agenda kegiatan pimpinan.

3. Sekretaris Personal (Personal Secretary)

Sekretaris Pribadi adalah seseorang yang diangkat dan dibayar oleh individu yang melaksanakan

kegiatan kantoran membantu pimpinan dan sebagai mediator (perantara) pimpinan, mampu untuk mencegah pemimpin membebani beban atau masalah secara berlebihan. Sekretaris pribadi adalah bukan manajer dan tidak punya bawahan. Sekretaris Pribadi adalah tangan kanan pemimpin. Oleh karena itu ia harus berusaha mengenali sifat dan kepribadian pemimpinnya, adat istiadat kebiasaan, hobby / hobby, kelebihan dan kekurangan serta melindungi pemimpin agar tidak terjatuh, cara dan kemampuan pekerjaannya, kebutuhan untuk menjalankan tugasnya agar mendapat pekerjaan lebih baik.

Menurut (Tampubolon, 2017) tugas kesekretariatan dibagi berdasarkan :

1. Tugas rutin

Itu adalah tugas yang dikerjakan setiap hari tanpa perintah dari pimpinan. Tugas ini meliputi: menyusun / membuat surat, mengelola dan mengendalikan surat, mengelola arsip, menerima dan melayani tamu dan mengunjungi, menerima dan melayani telepon dan panggilan, mengatur jadwal kegiatan kepemimpinan dan menyiapkan laporan.

2. Tugas Spesifik

Yaitu tugas yang diperintahkan langsung oleh pimpinan dengan penyelesaian spesifiknya karena adanya unsur kepercayaan bahwa seorang sekretaris mampu menjaga rahasia perusahaan.Tugasnya antara lain: menyusun surat perjanjian kerjasama dengan relasi atau instansi luar, menyusun surat rahasia, mengadakan pertemuan bisnis, dan pemberian hadiah atau cinderamata.

Dalam tugas khusus ini pemimpin akan memberikan perintah yang lengkap, tapi mungkin juga pemimpinnya mengharapkan sekretaris memberikan masukan berdasarkan pengalaman dalam menyelesaikan tugas tersebut.

3. Tugas khusus

Yaitu tugas-tugas yang menyangkut kebutuhan pimpinan, diantaranya: pengaturan tata letak peralatan dan perlengkapan kantor di ruang pimpinan, sebagai penghubung hubungan, mewakili seseorang yang menerima donasi untuk dana atau kebutuhan kegiatan lainnya, mengingatkan pemimpin untuk membayar kontribusi atau asuransi dari suatu lembaga atau lembaga, periksa hasilnya pengumpulan dana atau uang muka dan lembaga yang disediakan sebagai dana kesejahteraan, pejabat hadir pertemuan, sebagai pendamping kepemimpinan selama pertemuan bisnis. Biasanya ini tugas khusus tidak dilakukan setiap hari, tetapi harus dilaksanakan dengan baik karena itu akan melibatkan nama baik pemimpin.

4. Tugas sosial

Tugas sosial meliputi: mengurus rumah tangga kantor, mengurus dan mengelola kelengkapan kegiatan yang diselenggarakan oleh perusahaan, dan menyampaikan ucapan selamat kepada relasi atas nama pimpinan.

5. Tugas keuangan

Seorang sekretaris menjalankan tugas yang berkaitan dengan keuangan kantor hanya yang berkaitan dengan pengelolaan kas cadangan / kas kecil atau biasa disebut kas kecil yang digunakan untuk operasi rutin sesuai dengan ketentuan yang berlaku pada unit kerja dan / atau perusahaan yang bersangkutan. Itu tugas keuangan antara lain: menangani urusan keuangan pimpinan di bank (contoh: setor dan tarik uang di bank, tarik cek), pembayaran tagihan pajak atau sumbangan atas nama pemimpin, menyimpan catatan pengeluaran, dan menyediakan dana untuk kebutuhan sehari-hari pimpinan.

6. Tugas resepsionis

Tugas sekretaris sebagai resepsionis antara lain: mengatur telepon (menerima dan menjawab telepon, dan menulis pesan penting yang disampaikan), mengelola tamu yang akan mengunjungi pimpinan, mencatat dan memeriksa janji pimpinan dengan pihak lain yang telah disepakati oleh pimpinan, dan menyusun agenda kegiatan kepemimpinan.

7. Tugas tak terduga

Tugas ini merupakan pekerjaan yang tidak rutin dilakukan oleh sekretaris, diantaranya : mempersiapkan rapat / laporan / pidato atau pernyataan pimpinan, membuat gambaran berita dan artikel yang dimuat di koran / majalah / media lain yang terkait dengan kepentingan perusahaan, memeriksa dan mengoreksi bahan cetakan (misalnya: brosur, undangan, formulir dan daftar yang dibuat oleh perusahaan), dan mewakili kepemimpinan dalam menghadiri berbagai acara / pertemuan / pertemuan.

8. Tugas Sekretaris dalam Rapat Bisnis

Rapat bisnis adalah rapat yang digunakan untuk membahas informasi, mendengarkan kembali maju, menyelesaikan masalah dan menciptakan sesuatu yang baru terkait dengan bisnis.

Tanggungjawab Sekretaris 

sekretaris dituntut memiliki tanggung jawab yang tinggi di tempat kerja (Arsyadi,n.d.). Untuk menjadi sekretaris profesional, tanggung jawab seorang sekretaris terdiri dari:

1. Tanggung Jawab Pribadi. 

Seorang sekretaris bertanggung jawab atas kinerja dan usahanya sendiri untuk berkembang ke arah dan kualitas yang lebih baik dengan mengatur dirinya sendiri agar ia dapat berprestasi dengan kinerja yang sangat baik dalam pelaksanaan tugas pokok sehari-hari. Tanggung jawab kepada individu, termasuk:

• Memberikan kemudahan dan kelancaran kepemimpinan dalam bekerja dengan mengatur waktu secara efektif dan efisien.
• Menyampaikan berbagai informasi dari pimpinan kepada staf karyawan dengan jelas dan akurat.
• Mendorong kelancaran arus kerja di kantor.
• Memberikan ide atau masukan positif untuk perkembangan perusahaan.

2. Tanggung Jawab Internal. 

Seorang sekretaris bertanggung jawab atas upaya pencapaian kinerja dan mempengaruhi kinerja organisasi / perusahaan. Tanggung jawab ini bisa jadi diwujudkan melalui:

• Manajemen keuangan dan sumber daya
• Menciptakan suasana yang kondusif sehingga dapat menunjang kelancaran pekerjaan para karyawan
• Memberikan dukungan penuh untuk segala bentuk penciptaan budaya kerja yang positif
• Membantu menciptakan kelompok informal yang positif di lingkungan internal perusahaan
• Meningkatkan efisiensi dan efektivitas kerja di kantor dengan mengelola bawahan di tempat kerja

3. Tanggung jawab atas kesuksesan perusahaan. 

Seorang sekretaris berperan aktif dalam membantu kelancaran tugas pimpinan untuk mencapai tujuan perusahaan yang telah ditetapkan.

4. Tanggung Jawab Jaringan. 

Seorang sekretaris memiliki tanggung jawab untuk memperluas kemampuannya cakrawala dan menjalin hubungan kerjasama dengan perusahaan terkait untuk meningkat berdaya saing, menjaga dan ikut serta mengembangkan citra perusahaan, melalui upaya untuk memperluas hubungan kerja perusahaan, mengatur dan juga mengawasi organisasi acara formal dan informal.

5. Tanggung jawab hukum seorang sekretaris. 

Salah satu tanggung jawab yang sangat penting dari posisi tersebut yaitu tanggung jawab hukum sebagai perantara dalam berbagai macam bidang kegiatan transaksi untuk kepentingan perusahaan. Dalam hal ini sekretaris harus bertindak hati-hati, karena sekretaris mempunyai peran sebagai perantara bagi pimpinan, di dalamnya seorang sekretaris sekaligus bertindak sebagai wakil ketua dalam berbagai kegiatan yang berkaitan dengan urusan bisnis perusahaan dengan pihak ketiga.

Menurut Susanto (Sari, 2017) seorang sekretaris memiliki peran :

1. 1. Sebagai pusat informasi. Sekretaris menjalankan fungsi strategisnya dalam organisasi dengan memberikan pengaruh positif terhadap status dan kinerja perusahaan melalui arus informasi yang lancar baik internal maupun eksternal.
2. Sebagai penunjang kinerja. Melalui peran teknisnya, sekretaris harus mampu mendukung kinerja pimpinan dengan menyalurkan informasi yang jelas dan akurat sebagaimana bahan untuk pengambilan keputusan.
3. Sebagai pendukung. Sekretaris memberi pengaruh positif bagi anggota lainnya organisasi dengan mendistribusikan informasi secara cepat dan tepat sasaran.
4. Sebagai duta besar. Sekretaris sebagai perwakilan perusahaan, dengan kata lain seorang sekretaris identik dengan perusahaan, sehingga setiap penampilan dan sikap pasti tercermin profesional perusahaan.
5. Sebagai gerbang utama. Peran sekretaris dikatakan sebagai gerbang utama karena salah satu Fungsi sekretaris adalah sebagai resepsionis sebelum rapat pimpinan.
6. Sebagai ibu rumah tangga perusahaan. Sekretaris harus mampu menaungi perusahaan dan memberi contoh yang baik dalam mengelola kantornya. Misalnya: membuat ruang kepemimpinan terasa nyaman sehingga tamu, relasi, karyawan, dan pemimpin di perusahaan betah.
7. Sebagai PR. Sekretaris memahami bagaimana menangani siapa pun yang bukan dari sifat dan karakter yang sama, serta dapat memposisikan dirinya sesuai dengan situasi dan kondisi yang ada, untuk pencapaian tujuan perusahaan.

Menurut Saiman dalam (Hartati, 2014) peran seorang sekretaris adalah:

1. Peran sekretaris kepada bos

• Sebagai faktor pendukung keberhasilan kerja dan refleksi kepemimpinan bagi bawahan.
• Sebagai perantara komunikasi dan hubungan baik bagi orang yang mau berurusan dengan kepemimpinan.
• Sebagai sumber informasi yang dibutuhkan pimpinan dalam memenuhi fungsi, tugas dan tugas tanggung jawab.
• Sebagai pemikiran alternatif dan kepemimpinan dalam gagasan.

Kompetensi yang harus dimiliki seorang sekretaris 

Menjadi seorang sekretaris yang profesional perlu mengembangkan dan meningkatkan kompetensi sehingga mereka mampu dan memiliki kualitas dalam menjalankan perannya. Peran seorang profesional sekretaris dapat digunakan sebagai kunci efektif bagi perusahaan. Keterampilan, kualitas dan ilmu yang harus dibuktikan oleh sekretaris profesional dalam menjalankannya tugas sehari-hari di perusahaan (Arsyadi, n.d.), yaitu:

1. Pengetahuan

Seorang sekretaris harus menguasai pengetahuan operasional yang lengkap, prinsip-prinsip umum dan

konsep keahlian kesekretariatan. Pengetahuan dibedakan menjadi 2 (dua) yaitu:

a. Pengetahuan umum. 

Seorang sekretaris dituntut memiliki pengetahuan luas yang berfungsi mengangkat nama baik perusahaan, kemampuan yang mumpuni terhadap segala perubahan dan perkembangan terkait dengan aktivitas perusahaan. Misalnya: memahami dan menguasai bahasa Indonesia, Bahasa dengan baik dan benar, serta menguasai beberapa bahasa asing baik lisan dan menulis dengan lancar, serta memiliki lebih banyak pengetahuan, memiliki pengetahuan tentang visi dan misi, fungsi, tugas, dan struktur organisasi perusahaan bersama dengan komposisi personel dan pengetahuannya dalam hal melakukan

korespondensi dan kegiatan arsip.

b. Pengetahuan Khusus. 

Memiliki pengetahuan yang relevan tentang tugas dan bidang pekerjaannya perusahaan. Artinya sekretaris mengetahui atau mengerti tentang dimana sekretaris bekerja. Misal: jika seorang sekretaris bekerja di sebuah perusahaan yang bergerak di bidang tersebut teknologi informasi, maka ia harus mampu menguasai ilmu yang berkaitan dengan itu bidang perusahaan itu.

2.Keterampilan dan Teknik

Setiap sekretaris dituntut memiliki kemampuan yang dapat mendukung dan meningkatkan keterampilan dalam bekerja di bidangnya masing-masing.

3.Kepribadian

Kepribadian merupakan elemen yang sangat penting untuk menunjang kinerja seorang sekretaris untuk bakat. Kepribadian dengan kesalehan, moralitas, dan peran sebagai sekretaris yang mampu menginternalisasi etika profesi dalam menjalankan tugasnya secara profesional dan bertanggung jawab (Ditbinsuslat, 2015), termasuk :

• Takut pada Tuhan Yang Maha Esa
• Memiliki akhlak, etika dan kepribadian yang baik dalam menyelesaikan tugasnya
• Berperan dalam mewujudkan etika dan kepribadian yang baik sebagai warga negara yang bangga dan mencintai negara dan mendukung perdamaian dunia 
• Mampu bekerja sama dan memiliki kepekaan sosial yang tinggi serta kepedulian terhadap masyarakat dan lingkungan
• Menghormati keragaman budaya, pandangan, kepercayaan dan agama serta orang lain opini / temuan asli
• Menjunjung tinggi supremasi hukum dan memiliki semangat untuk mendahulukan kepentingan bangsa dan luas komunitas pertama
• Menginternalisasikan etika profesi sekretaris agar dapat menjalankan tugasnya sebagai a sekretaris secara profesional, bertanggung jawab, tidak memanfaatkan profesinya, dan mampu mencegah penggunaan profesinya untuk tujuan di luar lingkup pekerjaannya
• Menjunjung tinggi sikap dedikasi yang tinggi
• Disiplin dan loyalitas kepada perusahaan serta menjunjung tinggi rahasia perusahaan 
• Memiliki sikap yang mudah dan pandai bersosialisasi dan berbicara dengan sopan
• Memiliki sikap pantang menyerah dalam menjalankan tugasnya

4. Hak dan Kewajiban

Menurut Permendikbud nomor 131 tahun 2014, hak dan kewajiban seorang sekretaris berdasarkan level adalah:

• Sekretaris SMP (sekretaris tingkat II KKNI) : Bertanggung jawab atas pekerjaan kesekretariatan sesuai ruang lingkup pekerjaan dan dapat diberikan tanggung jawab atas kualitas pekerjaan kolega, kolega baru, atau magang.
• Sekretaris senior (sekretaris level III KKNI): Bertanggung jawab atas pekerjaan dan dapat diberi tanggung jawab atas pekerjaan junior sekretaris atau sekretaris magang, termasuk: Selesaikan pekerjaan kesekretariatan rutin, dan tugas-tugas insidental dari pimpinan, Menjaga kerahasiaan pekerjaan, informasi, data dan penting dokumen.

Referensi :

Sari, M. M. (2017). Peran Sekretaris dalam Memperlancar Tugas Pimpinan pada Kantor Perum BULOG Divre Sumut. In Tugas Akhir. Retrieved from http://repositori.usu.ac.id/handle/123456789/ 2011 Sidanti, H. (2015). 

Peranan Kepemimpinan dalam Meningkatkan Etos Kinerja Pegawai pada Biro Tata Pemerintahan Sekretariat Daerah Provinsi Aceh. eCo-Buss, 1(333), 40–50. https://doi.org/https://doi.org/10.32877/eb.v1i 2.31 Tampubolon. (2017). 

https://ejournal.bsi.ac.id/ejurnal/index.php/ecodemica/article/view/61